De valkuilen bij het organiseren van een evenement
Evenementenorganisatie is een vak apart
Evenementenplanning vereist veel organisatie, probleemoplossende vaardigheden en het vermogen om met veel stress om te gaan. Of u nu een verjaardagsfeestje voor uw kinderen organiseert of een evenement voor uw bedrijf en collega’s, het is belangrijk om duidelijk te krijgen wat u in korte tijd kunt bereiken. Bij het plannen van evenementen meer willen doen dan u aankan, kan tot allerlei rampen leiden. Zelfs de meest ervaren evenementenplanners maken af en toe fouten. Wat hebben zij hiervan geleerd? Dit zijn de meest voorkomende valkuilen bij het plannen van evenementen.
Digitale hulpmiddelen verwaarlozen
Jaren geleden betekende het plannen van evenementen enorme hoeveelheden papierwerk, bestanden en rekenmachines. Nog steeds op deze oude manier uw evenement plannen is zonde van uw tijd. Tegenwoordig is evenementenplanning geheel getransformeerd door allerlei planningssoftware. Fysieke en digitale uitnodigingen, ticketverkoop, persoonsgegevens, gastenlijsten, promotietools en nog veel meer zijn allemaal beschikbaar in een simpele applicatie of software functie. Profiteer hiervan!
Slechte catering
Goede catering organiseren is niet eenvoudig. U moet niet alleen een cateraar vinden die hoge eisen stelt en binnen uw budget blijft, maar ook iemand die aan alle wensen van uw gasten kan voldoen. Denk bijvoorbeeld aan allergieën en andere voorkeuren. Glutenvrije, vegetarische en veganistische opties mogen ook niet ontbreken. Niet voor niets wordt gezegd dat het enige dat gasten zich van elk evenement herinneren, het eten is. Zorg dus voor goed gevulde magen!
Niet genoeg personeel
Koks, obers en barpersoneel, parkeerbeheerders, schoonmakers, beveiliging: de lijst met potentiële medewerkers gaat maar door. Genoeg personeel aannemen is daarom cruciaal voor het vlotte verloop van uw evenement. Vaak zullen cateraars en horecazaken hun eigen personeel ter beschikking stellen om hun diensten aan te vullen. Maak hier gebruik van! Zodra u de datum van het evenement heeft bevestigd, tikt de klok. Weet u al op welke locatie het evenement plaats gaat vinden? Het is nooit te vroeg om te beginnen met plannen, dus begin zo snel mogelijk!
